Un système E.R.P (Entreprise, Ressource, Planning) et un système logiciel couvrant toutes les fonctions requises dans une grande entreprise telles que :
- La comptabilité financière ;
- L’administration des ventes (commandes, client, expédition, facturation,offres) ;
- La gestion des articles (achats gestion des emplacements de magasins, traitement des entrées de marchandises) ;
- Le contrôle de gestion (gestion comptable interne) ;
- La planification de la production ;
- La maintenance ;
- La gestion des ressources humaines.
Les fonctions principales d’un système ERP sont les suivantes :
- L’intégralité : toutes les fonctions nécessaires à une entreprise sont disponibles dans un seul et même progiciel.
- Le traitement en temps réel : chaque transaction est exécutée en temps réel, de sorte que les utilisateurs peuvent se fier à des informations exactes et actualisées.
- L’intégration : toutes les fonctions des différentes divisions d’une entreprise sont étroitement liées. Les mêmes informations n’ont pas besoin d’être saisies plusieurs fois. Exemple : Lorsque des marchandises sont expédiées à un client cette information est mise à jour simultanément dans la gestion des articles et dans la comptabilité financière. Les informations concernant le client (numéro de client, adresse, coordonnées) ne sont enregistrées qu’une fois dans le système et sont disponibles à la fois pour l’administration des ventes et la comptabilité.
- La standardisation : les systèmes ERP peuvent être utilisées dans différents secteurs tels que la vente au détail, la banque, l’industrie. La configuration des fonctions initiales du système permet de les adapter facilement aux besoins individuels des entreprises, ce qui ne nécessite pas de compétence en programmation.