Le terme anglophone « Procure-to-Pay » désigne un processus achats de bout en bout allant de la recherche des produits jusqu’au paiement. Il constitue, un véritable levier de performance lorsqu’il est digitalisé et automatisé.
I/Les étapes du cycle procure-to-pay
1/La demande d’achat
- recherche de produits,
- création d’un panier,
- création de la demande d’achat,
- traitement et l’autorisation de la demande, etc.
2/L’approvisionnement
- création du bon de commande,
- suivi et réception des marchandises,
- évaluation de la conformité à la commande, etc.
3/La gestion des factures fournisseurs
- réception et tri de la facture,
- workflow de validation,
- rapprochement et traitement de la facture, etc.
4/Le paiement
- règlement du paiement,
- mise à jour du compte fournisseur, etc.
II/ Objectif d’un outil procure-to-pay ?
L’objectif premier est de rationaliser l’ensemble du processus d’achat et d’approvisionnement dès le sourcing des fournisseurs. Centralisation des données, automatisation (rapprochement entre les bons de commande et les factures, workflows d’approbation, etc.)… tout est pensé pour que les organisations gagnent un temps précieux.
III/Les 5 bénéfices de l’automatisation du process procure-to-pay
1— L’accélération des processus
Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.
Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se dédouanent de certaines tâches, et disposent de plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Exemple : les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.
2 — La diminution du risque d’erreurs
Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important.
L’automatisation des processus diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines.
3 — La réduction des coûts
L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise. Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.
4 — Une relation améliorée avec les fournisseurs
Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure-to-pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.
5 — Une visibilité accrue
L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.
Schématisation processus procure-to-pay :
